Sicherheitsdatenblatt: Nachweis der Zustellung. Was wirklich belegt, mit Muster-Protokoll

REACH verlangt die Zustellung, aber keinen bestimmten Beleg

Art. 31 Abs. 8 REACH sagt nur: Das Blatt wird „auf Papier oder elektronisch kostenlos zur Verfügung gestellt“, spätestens am Tag der ersten Lieferung. Von Protokollen, Quittungen oder Lesebestätigungen steht dort nichts. Ein Zustellnachweis ist also deine eigene Absicherung.

Was „zur Verfügung stellen“ heißt, klärt die Verordnung nicht. Die ECHA-Leitlinie versteht es in Kapitel 2.13 als aktive Pflicht. Das Forum der nationalen Vollzugsbehörden hält danach fest: Ein SDB nur auf eine Website zu stellen, genügt nicht. Das ist eine verbreitete Auslegung, kein Gesetzestext. Leitlinien binden Gerichte nicht, und ein Urteil zu dieser Frage haben wir nicht gefunden.

Dein Beleg sollte darum drei Fragen beantworten:

• Wer hat das Blatt bekommen? Firma und Adresse zum Zeitpunkt des Versands.
• Welche Fassung war es? Produkt, Sprache, Version und „Überarbeitet am“.
• Wann und wie ging es raus? Datum und Weg, damit du den Tag der ersten Lieferung einhältst.

Ein Link zählt laut ECHA-Leitlinie nur unter sechs Bedingungen

Eine Mail mit Anhang in einem allgemein lesbaren Format akzeptiert die ECHA-Leitlinie ohne Einschränkung. Eine Mail mit Link auf eine allgemeine Website, auf der das Blatt erst gesucht werden muss, nicht. Für den direkten Link nennt sie eine beispielhafte Liste, der die meisten nationalen Vollzugsbehörden zustimmen:

Jeder Beleg zeigt etwas anderes

Kein Beleg zeigt, dass jemand das Blatt gelesen hat. Das verlangt auch niemand. Du willst zeigen, dass du deinen Teil erledigt hast. Die Einschätzung in der Tabelle ist unsere, keine amtliche.

Stell dir den Ernstfall vor: Ein Abnehmer sagt, er habe die Fassung mit der neuen Einstufung nie bekommen. Dann zählt, ob du Empfänger, Datum und genaue Datei vorlegen kannst. Bei einer Behörde gilt dasselbe: Nach Art. 36 Abs. 1 REACH legst du die nötigen Informationen auf Verlangen unverzüglich vor oder machst sie zugänglich.

Muster-Protokoll: acht Spalten genügen

Das Protokoll funktioniert als Tabellenblatt genauso wie im System. Eine Zeile je Abnehmer und Fassung, nichts überschreiben. Beispiel mit der erfundenen Musterlack GmbH:

Wichtig ist die Spalte „Fassung“. Ohne sie lässt sich später nicht zeigen, welche Information der Kunde hatte. Lege die versendete Datei unverändert ins Archiv, Dateiname mit Version und Datum. Die Aufbewahrung nach Art. 36 REACH beträgt mindestens zehn Jahre nach der letzten Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung.

So richtest du den Nachweis ein

Die Reihenfolge lässt sich sofort abarbeiten, auch ohne Software:

• Hol aus Warenwirtschaft oder Rechnungen die Abnehmer je Produkt.
• Frag je Abnehmer eine Sammeladresse ab, etwa einkauf@ oder sicherheit@. Personen wechseln.
• Leg einen festen Absender für SDB-Mails an und bewahre die gesendeten Mails auf.
• Lege das Tabellenblatt mit den acht Spalten an und schreib die Pflege in eine Zuständigkeit.
• Häng die Zustellung an den ersten Auftrag: Kein Neukunde ohne Zeile im Protokoll.
• Prüf einmal im Monat die Spalte „Offen“ und kläre Unzustellbares.
• Erledige Papierwünsche und vermerke die Fassung auf dem Lieferschein.

Was nicht geregelt ist

Vier Punkte bleiben offen. Eine fachkundige Stelle kann sie für deinen Betrieb einordnen.

• Form und Inhalt eines Nachweises: REACH nennt keine.
• Wie lange du den Nachweis selbst aufhebst: Art. 36 Abs. 1 nennt „sämtliche … für seine Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen“, das Protokoll wird nicht erwähnt. Wir empfehlen dieselben zehn Jahre.
• Unzustellbare Mails: Der Text sagt nichts dazu. Behandle sie als nicht zugestellt und versuch es erneut.
• Datenschutz: Der Verteiler enthält Geschäftskontakte. Lege Zweck und Aufbewahrung fest und sag den Abnehmern, wenn du das Öffnen eines Links protokollierst.

Schweiz: gleiche Richtung, eigenes Recht

In der Schweiz gilt die Chemikalienverordnung, nicht REACH. Art. 21 ChemV verlangt die Übermittlung spätestens bei der ersten Abgabe. Laut Wegleitung der Anmeldestelle (Kap. 2.6, Stand Mai 2022) besteht keine Aufzeichnungspflicht. Die Abgeberin sollte aber die Übermittlung der letzten zwölf Monate zurückverfolgen können. Der direkte Link per Mail gilt dort ausdrücklich als elektronische Übermittlung. Die Grundlagen für die EU stehen im Ratgeber zur SDB-Pflicht, die Zustellwege im Modul Datenblatt.

Häufige Fragen