Nutzungsbedingungen

Fassung vom 28.10.2026

§ 1 Anbieter, Geltung, Unternehmer

ProofPass wird von der EA Digital Solutions e.U., Liebenauer Hauptstraße 41, 8041 Graz („wir“) betrieben. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über ProofPass. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG; mit der Registrierung bestätigt der Kunde, als Unternehmer zu handeln. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht.

§ 2 Leistung

ProofPass ist eine Software zum Bereitstellen, Archivieren und Zustellen von Produktdokumenten: Herstellerseite mit Suche, QR-Codes je Produkt, Versionsarchiv, Verteiler mit Zustellprotokoll, Statistik sowie je nach Paket Einbettung, eigene Subdomain und Export. Der Funktionsumfang je Paket steht auf der Preisseite. Wir entwickeln ProofPass weiter; der vereinbarte Kern der Leistung bleibt erhalten.

ProofPass prüft Inhalte nicht. Ob ein Dokument richtig, vollständig, aktuell und rechtzeitig übermittelt ist, verantwortet der Kunde. Fachbeiträge und der Fristen-Check sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

§ 3 Pakete, Preise, Testphase

Pakete: Basis (kostenlos), Start (99 € netto im Monat oder 990 € im Jahr), Pro (249 € netto im Monat oder 2490 € im Jahr), Business (499 € netto im Monat oder 4990 € im Jahr). Bezahlte Pakete beginnen mit 14 kostenlosen Testtagen; endet die Testphase ohne Kündigung, beginnt das Abo. Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, soweit sie anfällt. Die Abrechnung erfolgt im Voraus für die gewählte Periode über Stripe.

§ 4 Laufzeit, Kündigung, Wechsel

Abos verlängern sich jeweils um die gewählte Periode und sind jederzeit zum Ende der laufenden Periode im Dashboard kündbar. Nach dem Ende eines bezahlten Abos gilt das Paket Basis: Bestehende Dokumente, QR-Codes und das Archiv bleiben erreichbar; neue Produkte sind im Rahmen von Basis möglich. Ein Wechsel des Pakets wird anteilig verrechnet.

§ 5 Pflichten des Kunden

• Der Kunde lädt nur Dokumente hoch, die er veröffentlichen darf, und nur zu Produkten, die er herstellt oder vertreibt.
• Er trägt nur Abnehmer ein, denen er Dokumente zustellen darf, und schließt vor dem ersten Versand den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
• Er hält Zugangsdaten geheim und meldet Missbrauch unverzüglich.
• Er nutzt ProofPass nicht für Werbung, Spam oder rechtswidrige Inhalte.

Bei Verstößen dürfen wir Inhalte sperren und Konten pausieren; wir informieren den Kunden vorher, außer bei Gefahr im Verzug.

§ 6 Verfügbarkeit

Wir betreiben ProofPass mit der Sorgfalt eines ordentlichen Unternehmers. Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit an. Für Ausfälle der Infrastruktur von Dritten (Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungsdienst) haften wir nur im Rahmen von § 7.

§ 7 Haftung

Wir haften für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden. Für leichte Fahrlässigkeit haften wir nicht, außer bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten; dann ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden und höchstens auf die Entgelte der letzten zwölf Monate begrenzt. Für entgangenen Gewinn und Folgeschäden haften wir bei leichter Fahrlässigkeit nicht.

§ 8 Daten, Export, Löschung

Die Dokumente und Daten des Kunden gehören dem Kunden. Er kann sie in jedem Paket jederzeit selbst als ZIP-Datei herunterladen (Dashboard, Prüfmappe). Aufbewahrungspflichten des Kunden (etwa Art. 36 REACH) bleiben seine Verantwortung.

Wechsel und Datenmitnahme (Art. 25 Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854)

Der Kunde kann jederzeit verlangen, zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme zu wechseln oder seine Daten löschen zu lassen. Dazu genügt eine Mitteilung in Textform an office@proofpass.eu, beim Wechsel mit den nötigen Angaben zum Ziel. Die Vorlauffrist beträgt höchstens zwei Monate; der Wechsel kann auch sofort beginnen. Daran schließt eine Übergangszeit von höchstens 30 Kalendertagen an. Ist das technisch nicht möglich, teilen wir das binnen 14 Arbeitstagen begründet mit und nennen eine andere Übergangszeit von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann die Übergangszeit einmal verlängern.

In der Übergangszeit läuft der Dienst unverändert weiter. Wir unterstützen den Kunden und von ihm benannte Dritte angemessen, informieren über bekannte Risiken für die Kontinuität und halten die Sicherheit der Daten hoch. Der Vertrag endet, sobald wir den erfolgreichen Abschluss des Wechsels mitgeteilt haben oder, wenn der Kunde nur löschen will, mit Ablauf der Vorlauffrist.

Nach der Übergangszeit kann der Kunde seine Daten mindestens 30 Kalendertage lang abrufen. Danach löschen wir alle exportierbaren Daten vollständig, soweit uns keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft (etwa Rechnungen). Für den Wechsel berechnen wir nichts.

Exportierbar sind: Firmendaten, Kategorien, Produkte, alle Dokumente mit Archiv und Prüfsumme, Sicherheitsinformationen, Beschwerden, Rückrufe, Wirtschaftsakteure, Produktpass-Daten, Anfragen von Papieranleitungen, Abnehmer, Zustellnachweise, Lieferanten, Lieferanten-Nachweise mit Dateien, Support-Tickets und die anonymen Abrufe. Nicht exportierbar, weil sie nur dem Betrieb und der Sicherheit dienen: Passwort-Daten, Zugangslinks und ihre Prüfwerte, API-Schlüssel, interne Abrechnungskennungen. Eine Herstellerseite unter unserer Adresse und QR-Codes, die auf sie zeigen, lassen sich nicht zu einem anderen Anbieter mitnehmen; die Dateien und Daten dahinter schon.

Infrastruktur und Zugriffe aus Drittstaaten (Art. 28 Data Act)

Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Die Anbieter dieser Infrastruktur sind Vercel Inc. und Neon Inc. mit Sitz in den USA; sie unterliegen auch US-Recht. Den Mailversand übernimmt die easyname GmbH in Österreich. Unsere Maßnahmen: Speicherort in der EU, verschlüsselte Übertragung, Verträge zur Auftragsverarbeitung mit diesen Anbietern und getrennte Zugänge je Kunde. Vollständig ausschließen können wir den Zugriff einer Behörde auf einen dieser Anbieter nicht. Dieser Abschnitt ist die Angabe nach Art. 28 Data Act auf unserer Website: https://www.proofpass.eu/agb#zugriff.

§ 9 Änderungen dieser Bedingungen

Änderungen teilen wir mindestens sechs Wochen vorher per E-Mail mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; darauf weisen wir in der Mitteilung hin. Bei Widerspruch kann jeder Teil zum Inkrafttreten kündigen.

§ 10 Recht und Gerichtsstand

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht in Graz.