Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Fassung vom 28.10.2026. Abschluss mit einem Klick im Dashboard unter „Abo“; Zeitpunkt und Fassung werden gespeichert.

1. Parteien und Gegenstand

Verantwortlicher ist der Kunde von ProofPass („Hersteller“). Auftragsverarbeiter ist die EA Digital Solutions e.U., Liebenauer Hauptstraße 41, 8041 Graz („wir“). Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Hersteller in ProofPass speichert, um Produktdokumente bereitzustellen und seinen Abnehmern zuzustellen.

2. Art der Daten, Betroffene, Zweck

• Betroffene: Abnehmer des Herstellers und deren Ansprechpersonen; Personen, die selbst Aktualisierungen bestellen; Nutzer mit Zugang des Herstellers.
• Daten: E-Mail-Adresse, Firma, Name, zugeordnete Produkte, Zeitpunkt der letzten Belieferung, Zustellprotokoll (Versand, Öffnen, Herunterladen); bei Nutzern E-Mail, Name, Passwort-Hash.
• Zweck: Zustellung von Sicherheitsdatenblättern und weiteren Produktdokumenten, Nachweis der Zustellung, Verwaltung des Verteilers.
• Dauer: für die Laufzeit des Kontos; danach Löschung nach § 8.

3. Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Herstellers; als Weisung gelten die Einstellungen und Aktionen im Dashboard. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir das unverzüglich.

4. Vertraulichkeit

Personen, die Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS), verschlüsselte Datenbankverbindung.
• Mandantentrennung: Jeder Datensatz trägt den Hersteller; Zugriffsregeln verhindern den Zugriff auf andere Hersteller.
• Passwörter nur als Hash; Zugriff der Agentur nur für Support und Betrieb.
• Rechenzentren in der EU (Frankfurt am Main), regelmäßige Sicherung durch den Datenbankbetreiber.
• Persönliche Zustelllinks mit nicht erratbaren Kennungen; Abmeldung mit einem Klick.

6. Unterauftragsverarbeiter

• Vercel Inc., USA (Hosting, Dateispeicher; Rechenzentrum Frankfurt; Standardvertragsklauseln)
• Neon Inc., USA (Datenbank; Rechenzentrum Frankfurt; Standardvertragsklauseln)
• easyname GmbH, Österreich (E-Mail-Versand)

Neue Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an; der Hersteller kann aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag dann kündigen.

7. Unterstützung

Wir unterstützen den Hersteller bei Anfragen Betroffener, bei Datenschutzverletzungen (Meldung ohne unangemessene Verzögerung, möglichst binnen 48 Stunden nach Kenntnis) und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit es unsere Verarbeitung betrifft.

8. Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Vertrags löschen wir die Daten auf Wunsch des Herstellers, nachdem wir auf Anfrage einen Export bereitgestellt haben, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

9. Nachweise und Kontrollen

Wir stellen die zum Nachweis nötigen Informationen bereit und ermöglichen Überprüfungen nach angemessener Vorankündigung.