Dowód dostarczenia karty charakterystyki: co naprawdę potwierdza, ze wzorem rejestru

REACH wymaga dostarczenia, ale nie określonego dowodu

Art. 31 ust. 8 REACH mówi tylko, że kartę dostarcza się „nieodpłatnie w formie papierowej lub elektronicznej nie później niż w dniu pierwszej dostawy”. O rejestrach, pokwitowaniach czy potwierdzeniach odczytania przepis milczy. Dowód dostarczenia jest więc własnym zabezpieczeniem dostawcy.

Rozporządzenie nie wyjaśnia, co dokładnie znaczy dostarczenie. Wytyczne ECHA w rozdziale 2.13 rozumieją je jako obowiązek aktywny. Forum krajowych organów egzekwowania przepisów przyjmuje, że samo umieszczenie karty na stronie internetowej nie wystarcza. To rozpowszechniona wykładnia, a nie tekst przepisu. Wytyczne nie wiążą sądów, a orzeczenia w tej sprawie nie znaleźliśmy.

Dowód powinien odpowiadać na trzy pytania:

• Kto otrzymał kartę? Firma i adres w chwili wysyłki.
• Która to była wersja? Produkt, język, numer wersji i data aktualizacji.
• Kiedy i jak została wysłana? Data i droga, aby dotrzymać dnia pierwszej dostawy.

Link liczy się według wytycznych ECHA tylko pod sześcioma warunkami

Wiadomość e-mail z załącznikiem w powszechnie czytelnym formacie wytyczne ECHA akceptują bez zastrzeżeń. Wiadomości z linkiem do ogólnej strony, na której kartę trzeba dopiero wyszukać, nie akceptują. Dla bezpośredniego linku podają przykładową listę, z którą zgadza się większość krajowych organów:

Każdy dowód pokazuje coś innego

Żaden dowód nie pokazuje, że ktoś kartę przeczytał. Nikt też tego nie wymaga. Chodzi o wykazanie, że dostawca zrobił to, co do niego należy. Ocena w tabeli jest oceną redakcji, a nie stanowiskiem urzędu.

Warto wyobrazić sobie spór: odbiorca twierdzi, że nie dostał wersji z nową klasyfikacją. Wtedy liczy się, czy można pokazać odbiorcę, datę i dokładny plik. Wobec organu obowiązuje to samo: według art. 36 ust. 1 REACH wymagane informacje przedkłada się lub udostępnia niezwłocznie na wniosek.

Wzór rejestru: wystarczy osiem kolumn

Rejestr działa w arkuszu tak samo jak w systemie. Jeden wiersz na odbiorcę i wersję, bez nadpisywania. Przykład jest zmyślony.

Najważniejsza jest kolumna z wersją. Bez niej nie da się później pokazać, jakie informacje miał klient. Wysłany plik trafia bez zmian do archiwum, z wersją i datą w nazwie. Informacje przechowuje się według art. 36 REACH co najmniej dziesięć lat od ostatniej daty produkcji, importu, dostawy lub zastosowania.

Jak wdrożyć dowód dostarczenia

Tę kolejność można przejść od razu, także bez oprogramowania:

• Ustalić odbiorców każdego produktu na podstawie systemu sprzedaży lub faktur.
• Poprosić każdego odbiorcę o adres ogólny, na przykład działu zakupów lub BHP. Osoby się zmieniają.
• Ustawić stałego nadawcę wiadomości z kartami i przechowywać wysłane wiadomości.
• Założyć arkusz z ośmioma kolumnami i przypisać jego prowadzenie konkretnej osobie.
• Powiązać dostarczenie z pierwszym zamówieniem: żaden nowy klient bez wiersza w rejestrze.
• Raz w miesiącu sprawdzić kolumnę „Otwarte” i wyjaśnić wiadomości niedoręczone.
• Realizować prośby o wersję papierową i wpisywać wersję na dokumencie dostawy.

Czego przepisy nie regulują

Cztery sprawy pozostają otwarte. Może je ocenić dla danej firmy osoba z odpowiednią wiedzą.

• Forma i treść dowodu: REACH ich nie określa.
• Jak długo przechowywać sam dowód: art. 36 ust. 1 mówi o „wszelkich informacjach wymaganych” do wypełniania obowiązków, o rejestrze nie wspomina. Zalecamy te same dziesięć lat.
• Wiadomości niedoręczone: przepis o nich milczy. Warto traktować je jako niedostarczone i ponowić wysyłkę.
• Ochrona danych: lista odbiorców zawiera kontakty służbowe. Trzeba określić cel i okres przechowywania oraz poinformować odbiorców, jeżeli zapisuje się otwarcie linku.

Najczęstsze pytania