¿Exige el REACH una forma concreta de prueba de entrega de la ficha de datos de seguridad?
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Respuesta breve
No, el art. 31 del REACH no exige una forma concreta para la prueba de entrega de la ficha de datos de seguridad. La ficha debe facilitarse gratis a más tardar en el primer suministro (apartado 8). Conviene registrar por destinatario qué versión se envió, cuándo y por qué vía.
art. 31, apartados 8 y 9, y art. 36, apartado 1, del REACH
El REACH exige la entrega, no una prueba determinada
El art. 31, apartado 8, del REACH solo dice que la ficha «se facilitará gratuitamente, en papel o por vía electrónica, a más tardar en la fecha en que la sustancia o mezcla se suministre por primera vez». De registros, acuses o confirmaciones de lectura no dice nada. La prueba de entrega es, por tanto, una protección propia del proveedor.
El reglamento no aclara qué significa exactamente facilitar. Las orientaciones de la ECHA, en el capítulo 2.13, lo entienden como una obligación activa. El foro de las autoridades nacionales de control considera que colgar la ficha en una web no basta. Es una interpretación extendida, no el texto de la norma. Las orientaciones no vinculan a los tribunales, y no hemos encontrado sentencias al respecto.
La prueba debería responder a tres preguntas:
- ¿Quién recibió la ficha? Empresa y dirección en el momento del envío.
- ¿Qué versión era? Producto, idioma, número de versión y fecha de revisión.
- ¿Cuándo y cómo se envió? Fecha y vía, para cumplir con el primer suministro.
Según la ECHA, un enlace solo cuenta con seis condiciones
Un correo con el adjunto en un formato de uso común lo aceptan las orientaciones de la ECHA sin reservas. Un correo con un enlace a una página general en la que haya que buscar la ficha, no. Para el enlace directo dan una lista de ejemplo que comparte la mayoría de las autoridades nacionales:
| Condición según las orientaciones de la ECHA, capítulo 2.13 | Qué comprobar |
|---|---|
| El enlace lleva directamente a la ficha del producto suministrado | Clic en el correo: ¿se abre la ficha correcta, sin buscar? |
| Funciona de forma fiable y permanece activo el mayor tiempo posible | ¿Depende de una web que cambiará las direcciones en el próximo rediseño? |
| Si la permanencia no es posible: se avisa al cliente y puede descargar el archivo | ¿Dice el correo cuánto tiempo funciona el enlace? |
| Si el enlace cambia, el cliente recibe activamente el nuevo | ¿Quién envía las nuevas direcciones tras una migración de la web? |
| Se avisa activamente de las versiones nuevas | ¿Sale un mensaje con cada actualización? |
| Sin obstáculos de acceso, es decir, sin registro ni inicio de sesión | Prueba en un navegador ajeno, sin cuenta |
Cada prueba acredita algo distinto
Ninguna prueba demuestra que alguien leyó la ficha. Tampoco lo exige nadie. Se trata de demostrar que el proveedor hizo lo que le correspondía. La valoración de la tabla es de la redacción, no la posición de una autoridad.
Conviene imaginar un litigio: el destinatario sostiene que no recibió la versión con la nueva clasificación. Entonces cuenta si pueden mostrarse destinatario, fecha y archivo exacto. Ante la autoridad rige lo mismo: según el art. 36, apartado 1, del REACH, la información se presenta o se pone a disposición inmediatamente cuando se solicita.
| Prueba | Acredita | No acredita | Sirve para |
|---|---|---|---|
| Correo enviado con adjunto, archivado | Destinatario, hora, archivo exacto | Si llegó y si se abrió | Los casos habituales |
| Enlace personal con registro de descargas | Envío y descarga por destinatario | Quién hizo clic en la empresa | Muchos destinatarios, adjuntos grandes |
| Confirmación de lectura del correo | La apertura, si el destinatario la acepta | Su falta no prueba nada | Solo como complemento |
| Copia impresa con el albarán | La entrega del envío, si se firmó | La versión, si no figura en el albarán | Clientes sin correo, peticiones en papel |
| Acuse de recibo del cliente | La entrega, confirmada por el cliente | Nada relevante | Casos aislados, porque da trabajo |
| Estadística de descargas de la web | Que alguien descargó el archivo | Quién fue y si era el destinatario | Como prueba: no |
Modelo de registro: bastan ocho columnas
El registro funciona igual en una hoja de cálculo que en un sistema. Una fila por destinatario y versión, sin sobrescribir. El ejemplo es ficticio.
La columna más importante es la de la versión. Sin ella no puede mostrarse después qué información tenía el cliente. El archivo enviado va sin modificar al archivo, con versión y fecha en el nombre. Según el art. 36 del REACH, la información se conserva al menos diez años desde la última fabricación, importación, suministro o uso.
| Destinatario | Producto | Versión, idioma | Fecha de revisión | Vía | Enviado | Respuesta | Pendiente |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Almacén de pinturas A, compras@… | Barniz para madera, satinado | 3.0, es | 12.01.2027 | Correo, adjunto | 12.01.2027 | ninguna | no |
| Pinturas B, oficina@… | Barniz para madera, satinado | 3.0, es | 12.01.2027 | Enlace personal | 12.01.2027 | descargado 13.01.2027 | no |
| Carpintería C, contacto@… | Barniz para madera, satinado | 3.0, es | 12.01.2027 | Correo, adjunto | 12.01.2027 | no entregado | sí: averiguar nueva dirección |
| Servicios municipales D, albarán 4471 | Barniz para madera, satinado | 3.0, es | 12.01.2027 | Papel | 14.01.2027 | firmado 15.01.2027 | no |
Cómo implantar la prueba de entrega
Este orden puede seguirse enseguida, también sin software:
- Determinar los destinatarios de cada producto a partir del sistema de ventas o de las facturas.
- Pedir a cada destinatario una dirección genérica, por ejemplo de compras o de prevención. Las personas cambian.
- Fijar un remitente estable para los correos con fichas y conservar los correos enviados.
- Crear la hoja de ocho columnas y asignar su llevanza a una persona concreta.
- Vincular la entrega al primer pedido: ningún cliente nuevo sin fila en el registro.
- Revisar una vez al mes la columna «Pendiente» y aclarar los correos no entregados.
- Atender las peticiones en papel y anotar la versión en el albarán.
Lo que la norma no regula
Cuatro cuestiones quedan abiertas. Puede valorarlas para cada empresa una persona con los conocimientos adecuados.
- Forma y contenido de la prueba: el REACH no los fija.
- Cuánto conservar la propia prueba: el art. 36, apartado 1, habla de «toda la información que necesite» para cumplir las obligaciones y no menciona el registro. Recomendamos los mismos diez años.
- Correos no entregados: la norma no dice nada. Conviene tratarlos como no facilitados y repetir el envío.
- Protección de datos: la lista de destinatarios contiene contactos profesionales. Hay que fijar la finalidad y el plazo de conservación e informar a los destinatarios si se registra la apertura del enlace.
Preguntas frecuentes
¿Hay que demostrar que el cliente leyó la ficha de datos de seguridad?
No. El art. 31, apartado 8, del REACH exige facilitarla, no que se lea. Es útil la prueba de que la versión correcta se envió a tiempo.
¿Basta un correo enviado como prueba?
En la mayoría de los casos sí, si se conservan destinatario, fecha y adjunto y el archivo va al archivo. El REACH no exige más. Ninguna prueba da certeza completa en un litigio.
¿Puede el enlace llevar a un área de clientes con inicio de sesión?
Según la lista de las orientaciones de la ECHA, no: registro e inicio de sesión son obstáculos. Un área de clientes puede existir además, pero es mejor entregar la ficha como adjunto o con un enlace sin inicio de sesión.
¿Hay que volver a facilitar la ficha con cada suministro?
No. Según las orientaciones de la ECHA, el mismo destinatario no necesita otra copia mientras la ficha no se haya actualizado. La prueba de la primera entrega sirve, por tanto, durante mucho tiempo.
Con ProofPass
ProofPass envía a cada destinatario un correo con un enlace personal sin inicio de sesión que lleva directamente a la versión entregada. Envío, apertura y descarga quedan registrados con fecha y hora en la prueba de entrega. El panel muestra las últimas 100 entregas, el expediente de inspección las contiene todas y la exportación CSV está disponible desde el plan Pro. ProofPass no envía adjuntos, y la apertura solo se registra si el navegador del destinatario ejecuta el código de la página. ProofPass no elabora fichas ni sustituye el asesoramiento jurídico. El plan Basis es gratuito hasta 10 productos.
Las condiciones generales y los textos legales están en alemán y prevalece la versión alemana. El registro, el panel, los correos, el widget, las páginas del fabricante y el pasaporte del producto están en español.
Fuentes
Actualizado el 11 de noviembre de 2026. Prevalece el texto vigente de las normas. Esta página no constituye asesoramiento jurídico; las fuentes figuran más arriba.