Il REACH prescrive una prova di consegna della scheda di sicurezza?
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Risposta breve
No, l’art. 31 REACH non prescrive una determinata prova di consegna della scheda di dati di sicurezza. La scheda va però fornita gratuitamente entro la data di fornitura (paragrafo 8). Conviene perciò annotare, per ogni destinatario, quale versione è partita, quando e con quale mezzo. Il registro degli invii, insieme al file archiviato, è la prova più completa.
art. 31, paragrafi 8 e 9, e art. 36, paragrafo 1, REACH
Il REACH richiede la fornitura, non una prova determinata
L’art. 31, paragrafo 8, REACH dice soltanto che la scheda «è fornita gratuitamente su carta o in forma elettronica entro la data di fornitura della sostanza o della miscela». Di registri, ricevute o conferme di lettura la norma non parla. La prova di consegna è quindi una tutela che il fornitore sceglie per sé.
Il regolamento non spiega che cosa significhi esattamente «fornire». Gli orientamenti dell’ECHA (capitolo 2.13) lo intendono come un obbligo attivo e riferiscono la posizione del forum delle autorità nazionali di controllo: pubblicare la scheda soltanto su un sito web non basta. È un’interpretazione diffusa, non il testo della norma. Gli orientamenti non vincolano i giudici e non abbiamo trovato una sentenza sul punto.
La prova dovrebbe rispondere a tre domande:
- Chi ha ricevuto la scheda? Impresa e indirizzo al momento dell’invio.
- Quale versione? Prodotto, lingua, numero di versione e data di revisione.
- Quando e come è partita? Data e mezzo, per rispettare la data di fornitura.
Un link vale, secondo gli orientamenti dell’ECHA, a sei condizioni
Gli orientamenti dell’ECHA accettano senza riserve un’e-mail con la scheda allegata in un formato leggibile da tutti. Non accettano un’e-mail con il link a un sito generale in cui la scheda va prima cercata. Per il link diretto riportano un elenco di esempi condiviso dalla maggior parte delle autorità nazionali di controllo:
| Condizione secondo gli orientamenti dell’ECHA, capitolo 2.13 | Che cosa verificare |
|---|---|
| Il link porta direttamente alla scheda del prodotto fornito | Un clic dall’e-mail: si apre la scheda giusta, senza ricerche? |
| Funziona in modo affidabile e resta attivo il più a lungo possibile | Dipende da un sito che al prossimo rifacimento cambierà indirizzi? |
| Se non può restare attivo: il cliente è avvisato e può scaricare il file | L’e-mail dice per quanto tempo vale il link? |
| Se il link cambia, il cliente riceve attivamente quello nuovo | Chi invia i nuovi indirizzi dopo uno spostamento? |
| Le nuove versioni sono comunicate attivamente | A ogni revisione parte un’e-mail? |
| Nessun ostacolo all’accesso, quindi né login né registrazione | Prova in un altro browser, senza account |
Ogni prova dimostra una cosa diversa
Nessuna prova dimostra che qualcuno abbia letto la scheda, e nessuno lo richiede. Si tratta di mostrare che il fornitore ha fatto la propria parte. La valutazione nella tabella è della redazione, non di un’autorità.
Si pensi a una contestazione: un destinatario afferma di non avere mai ricevuto la versione con la nuova classificazione. Conta allora poter presentare destinatario, data e file esatto. Davanti a un’autorità vale lo stesso: secondo l’art. 36, paragrafo 1, REACH le informazioni necessarie sono trasmesse su richiesta o messe immediatamente a disposizione.
| Prova | Dimostra | Non dimostra | Adatta a |
|---|---|---|---|
| E-mail inviata con allegato, in archivio | Destinatario, momento, file esatto | Se l’e-mail è arrivata o è stata aperta | Il caso normale |
| Link personale con registro degli accessi | Invio e accesso per ogni destinatario | Chi, nell’impresa, ha fatto clic | Molti destinatari, allegati pesanti |
| Conferma di lettura dell’e-mail | L’apertura, se il destinatario acconsente | La sua assenza non prova nulla | Soltanto come complemento |
| Stampa con il documento di trasporto | L’arrivo della spedizione, se firmato | La versione, se non è indicata sul documento | Clienti senza e-mail, richieste di carta |
| Conferma di ricezione del cliente | L’arrivo, dichiarato dal cliente stesso | Nulla di essenziale | Casi singoli, perché richiede lavoro |
| Statistica dei download del sito | Che qualcuno ha scaricato il file | Chi era e se era il destinatario | Come prova: no |
Registro modello: bastano otto colonne
Il registro funziona in un foglio di calcolo come in un sistema. Una riga per destinatario e versione, senza sovrascrivere nulla. L’esempio è inventato.
La colonna più importante è la versione. Senza di essa non si può mostrare in seguito quali informazioni aveva il cliente. Il file inviato va in archivio senza modifiche, con versione e data nel nome. La conservazione secondo l’art. 36 REACH dura almeno dieci anni dall’ultima fabbricazione, importazione, fornitura o utilizzazione.
| Destinatario | Prodotto | Versione, lingua | Data di revisione | Mezzo | Inviato | Riscontro | Aperto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Colorificio A, acquisti@… | Vernice per legno, satinata | 3.0, it | 12.01.2027 | E-mail, allegato | 12.01.2027 | nessuno | no |
| Impresa di pittura B, ufficio@… | Vernice per legno, satinata | 3.0, it | 12.01.2027 | Link personale | 12.01.2027 | scaricato il 13.01.2027 | no |
| Falegnameria C, info@… | Vernice per legno, satinata | 3.0, it | 12.01.2027 | E-mail, allegato | 12.01.2027 | non recapitata | sì: chiedere il nuovo indirizzo |
| Azienda municipale D, documento di trasporto 4471 | Vernice per legno, satinata | 3.0, it | 12.01.2027 | Carta | 14.01.2027 | firmato il 15.01.2027 | no |
Come impostare la prova di consegna
Questa sequenza si può seguire subito, anche senza software:
- Ricavare dal gestionale o dalle fatture i destinatari di ogni prodotto.
- Chiedere a ogni destinatario un indirizzo generale, per esempio dell’ufficio acquisti o del servizio sicurezza. Le persone cambiano.
- Usare un mittente fisso per le e-mail con le schede e conservare i messaggi inviati.
- Creare il foglio con le otto colonne e affidarne la tenuta a una persona.
- Legare l’invio al primo ordine: nessun nuovo cliente senza una riga nel registro.
- Una volta al mese controllare la colonna «Aperto» e chiarire i messaggi non recapitati.
- Evadere le richieste di copia cartacea e annotare la versione sul documento di trasporto.
Che cosa non è regolato
Quattro punti restano aperti. Una persona competente può valutarli per la singola impresa.
- Forma e contenuto della prova: il REACH non li indica.
- Per quanto tempo conservare la prova stessa: l’art. 36, paragrafo 1, parla di «tutte le informazioni» necessarie per assolvere gli obblighi e non nomina il registro. Consigliamo gli stessi dieci anni.
- E-mail non recapitate: il testo non dice nulla. Conviene trattarle come non consegnate e ripetere l’invio.
- Protezione dei dati: l’elenco dei destinatari contiene contatti di lavoro. Occorre definire finalità e durata della conservazione e informare i destinatari, se si registra l’apertura di un link.
- Autorità competenti, controlli e sanzioni in Italia: non abbiamo potuto consultare le fonti nazionali.
Domande frequenti
Occorre dimostrare che il cliente ha letto la scheda di sicurezza?
No. L’art. 31, paragrafo 8, REACH richiede la fornitura, non la lettura. È utile una prova del fatto che la versione giusta è partita in tempo.
L’e-mail inviata basta come prova?
Nella maggior parte dei casi sì, se restano conservati destinatario, data e allegato e il file va in archivio. Il REACH non richiede di più. Nessuna prova dà una sicurezza assoluta in una contestazione.
Il link può portare a un’area clienti con login?
Secondo l’elenco degli orientamenti dell’ECHA, no: login e registrazione sono un ostacolo. L’area clienti può esistere in aggiunta, ma la scheda va fornita come allegato o con un link senza login.
A ogni fornitura occorre inviare di nuovo la scheda?
No. Secondo gli orientamenti dell’ECHA lo stesso destinatario non ha bisogno di un’altra copia finché la scheda non è stata riveduta. La prova del primo invio resta quindi utile a lungo.
Con ProofPass
ProofPass invia a ogni destinatario un’e-mail con un link personale senza login, che porta direttamente alla versione fornita. Invio, apertura e download sono registrati con data e ora nella prova di consegna. Il pannello mostra le ultime 100 consegne; l’esportazione in CSV è disponibile dal piano Pro. ProofPass non invia allegati, e l’apertura è registrata soltanto se il browser del destinatario esegue il codice della pagina. Non redige schede e non sostituisce una consulenza legale.
Condizioni generali e testi legali sono in tedesco e fa fede la versione tedesca. Registrazione, pannello di gestione, e-mail, widget e pagine del fabbricante sono disponibili in italiano.
Fonti
Aggiornato al 10 novembre 2026. Fa fede il testo vigente delle norme. La pagina non costituisce consulenza legale; le fonti sono indicate sopra.