Preuve de fourniture de la fiche de données de sécurité : ce qui prouve vraiment, avec un modèle de registre
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Réponse courte
Non, l’article 31 de REACH ne fixe aucune forme de preuve de fourniture de la fiche de données de sécurité. La fiche doit pourtant parvenir gratuitement au destinataire au plus tard à la première livraison (paragraphe 8). Notez donc pour chaque destinataire la version, la date et le moyen d’envoi. Le plus probant : l’envoi enregistré avec le fichier archivé.
article 31, paragraphes 8 et 9, et article 36, paragraphe 1, de REACH
REACH exige une fourniture, pas une preuve déterminée
L’article 31, paragraphe 8, de REACH dit seulement que la fiche est fournie « gratuitement sur support papier ou sous forme électronique au plus tard à la date à laquelle la substance ou le mélange est fourni pour la première fois ». Le texte ne dit rien de registres, d’accusés de réception ou de confirmations de lecture. La preuve de fourniture est une protection propre au fournisseur.
Le règlement ne précise pas ce que fournir veut dire exactement. Le guide de l’ECHA, au chapitre 2.13, l’entend comme une obligation active. Le forum des autorités nationales chargées de l’application considère qu’une simple mise en ligne sur un site internet ne suffit pas. C’est une lecture répandue, pas le texte. Les guides ne lient pas les juridictions, et nous n’avons pas trouvé de décision de justice sur ce point.
La preuve doit répondre à trois questions :
- Qui a reçu la fiche ? L’entreprise et l’adresse au moment de l’envoi.
- Quelle version ? Produit, langue, numéro de version et date de révision.
- Quand et comment a-t-elle été envoyée ? Date et moyen, pour tenir l’échéance de la première livraison.
Selon le guide de l’ECHA, un lien ne compte qu’à six conditions
Le guide de l’ECHA accepte sans réserve l’e-mail avec une pièce jointe dans un format courant. Il n’accepte pas l’e-mail avec un lien vers une page générale où la fiche reste à chercher. Pour le lien direct, il donne une liste d’exemple, partagée par la plupart des autorités nationales :
| Condition selon le guide de l’ECHA, chapitre 2.13 | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Le lien mène directement à la fiche du produit livré | Un clic dans l’e-mail : la bonne fiche s’ouvre-t-elle, sans recherche ? |
| Il fonctionne de façon fiable et reste actif aussi durablement que possible | Dépend-il d’un site dont les adresses changeront à la prochaine refonte ? |
| Si la durée n’est pas assurée : le client est prévenu et peut télécharger le fichier | L’e-mail indique-t-il combien de temps le lien fonctionne ? |
| Si le lien change, le client reçoit activement le nouveau | Qui envoie les nouvelles adresses après un déménagement du site ? |
| Les nouvelles versions sont signalées activement | Un message part-il à chaque mise à jour ? |
| Aucun obstacle d’accès, ni connexion ni inscription | Essai dans un autre navigateur, sans compte |
Chaque preuve montre autre chose
Aucune preuve ne montre que la fiche a été lue, et personne ne l’exige. Il s’agit de montrer que le fournisseur a fait sa part. L’appréciation du tableau est celle de la rédaction, pas la position d’une autorité.
Imaginez un litige : le destinataire affirme ne pas avoir reçu la version avec la nouvelle classification. Ce qui compte alors, c’est de pouvoir montrer le destinataire, la date et le fichier exact. Il en va de même face à l’autorité : selon l’article 36, paragraphe 1, de REACH, les informations requises sont transmises ou mises à disposition sans tarder sur demande.
| Preuve | Montre | Ne montre pas | Convient pour |
|---|---|---|---|
| E-mail envoyé avec pièce jointe, archivé | Le destinataire, l’heure, le fichier exact | Si l’e-mail est arrivé et a été ouvert | Les cas courants |
| Lien personnel avec historique des téléchargements | L’envoi et le téléchargement par destinataire | Qui a cliqué dans l’entreprise | Beaucoup de destinataires, gros fichiers |
| Accusé de lecture de l’e-mail | L’ouverture, si le destinataire l’accepte | Son absence ne prouve rien | Seulement en complément |
| Exemplaire imprimé avec le bon de livraison | La remise du colis, si elle est signée | La version, si elle n’est pas notée sur le bon | Clients sans e-mail, demandes de papier |
| Accusé de réception du client | La réception, confirmée par le client | Rien d’essentiel | Cas isolés, car c’est lourd |
| Statistiques de téléchargement du site | Que quelqu’un a téléchargé le fichier | Qui c’était, et si c’était le destinataire | Comme preuve : non |
Modèle de registre : huit colonnes suffisent
Le registre fonctionne dans un tableur comme dans un logiciel. Une ligne par destinataire et par version, sans rien écraser. L’exemple est fictif.
La colonne la plus importante est celle de la version : sans elle, impossible de montrer plus tard quelles informations le client avait. Le fichier envoyé va sans modification aux archives, avec la version et la date dans le nom. Selon l’article 36 de REACH, les informations se conservent au moins dix ans après la dernière fabrication, importation, fourniture ou utilisation.
| Destinataire | Produit | Version, langue | Date de révision | Moyen | Envoyé | Retour | À traiter |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Négoce de peintures A, achats@… | Vernis bois, satiné | 3.0, fr | 12.01.2027 | E-mail, pièce jointe | 12.01.2027 | aucun | non |
| Entreprise de peinture B, bureau@… | Vernis bois, satiné | 3.0, fr | 12.01.2027 | Lien personnel | 12.01.2027 | téléchargé le 13.01.2027 | non |
| Menuiserie C, contact@… | Vernis bois, satiné | 3.0, fr | 12.01.2027 | E-mail, pièce jointe | 12.01.2027 | non distribué | oui : trouver la nouvelle adresse |
| Régie municipale D, bon de livraison 4471 | Vernis bois, satiné | 3.0, fr | 12.01.2027 | Papier | 14.01.2027 | signé le 15.01.2027 | non |
Mettre en place la preuve de fourniture
Cette séquence s’applique tout de suite, même sans logiciel :
- Identifier les destinataires de chaque produit à partir du système de vente ou des factures.
- Demander à chaque destinataire une adresse générique, par exemple des achats ou de la sécurité. Les personnes changent.
- Fixer un expéditeur stable pour les envois de fiches et conserver les messages envoyés.
- Créer le tableau à huit colonnes et en confier la tenue à une personne précise.
- Lier la fourniture à la première commande : aucun nouveau client sans ligne dans le registre.
- Une fois par mois, vérifier la colonne « À traiter » et régler les e-mails non distribués.
- Traiter les demandes de version papier et noter la version sur le bon de livraison.
Ce que le texte ne règle pas
Quatre points restent ouverts. Une personne compétente peut les apprécier pour votre entreprise.
- La forme et le contenu de la preuve : REACH ne les fixe pas.
- La durée de conservation de la preuve elle-même : l’article 36, paragraphe 1, parle de « toutes les informations » nécessaires aux obligations, sans mentionner de registre. Nous recommandons les mêmes dix ans.
- Les e-mails non distribués : le texte ne dit rien. Mieux vaut les traiter comme non fournis et renvoyer.
- La protection des données : la liste de destinataires contient des contacts professionnels. Il faut fixer la finalité et la durée de conservation, et informer les destinataires si l’ouverture du lien est enregistrée.
Questions fréquentes
Faut-il prouver que le client a lu la fiche de données de sécurité ?
Non. L’article 31, paragraphe 8, de REACH exige une fourniture, pas une lecture. Ce qui est utile, c’est la preuve que la bonne version a été envoyée à temps.
Un e-mail envoyé suffit-il comme preuve ?
Dans la plupart des cas oui, si le destinataire, la date et la pièce jointe sont conservés et que le fichier est archivé. REACH n’exige rien de plus. Aucune preuve n’apporte une certitude totale en cas de litige.
Le lien peut-il mener à un espace client avec connexion ?
Selon la liste du guide de l’ECHA, non : connexion et inscription sont des obstacles. Un espace client peut exister en plus, mais mieux vaut fournir la fiche en pièce jointe ou par un lien sans connexion.
Faut-il refournir la fiche à chaque livraison ?
Non. Selon le guide de l’ECHA, le même destinataire n’a pas besoin d’une nouvelle copie tant que la fiche n’a pas été mise à jour. La preuve de la première fourniture reste donc longtemps valable.
Avec ProofPass
ProofPass envoie à chaque destinataire un e-mail avec un lien personnel sans connexion, qui mène directement à la version fournie. L’envoi, l’ouverture et le téléchargement sont enregistrés avec date et heure dans la preuve de fourniture. Le tableau de bord montre les 100 dernières fournitures, le dossier de contrôle les contient toutes, et l’export CSV est disponible à partir de l’offre Pro. ProofPass n’envoie pas de pièces jointes, et l’ouverture n’est enregistrée que si le navigateur du destinataire exécute le code de la page. ProofPass n’établit pas les fiches et ne remplace pas un conseil juridique. L’offre Basis est gratuite jusqu’à 10 produits.
Les conditions générales et les textes juridiques sont en allemand, et la version allemande fait foi. L’inscription, le tableau de bord, les e-mails, le widget et les pages fabricant sont disponibles en français.
Sources
À jour au 11 novembre 2026. Seul le texte en vigueur fait foi. Cette page ne constitue pas un conseil juridique ; les sources figurent ci-dessus.