Sicherheit und Datenschutz.

ProofPass läuft in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Jeder Datensatz gehört genau einem Hersteller, und Zugriffsregeln trennen die Konten. Passwörter, API-Schlüssel und Zugangstoken speichern wir nur als Hash. Wer die E-Mail-Adressen deiner Abnehmer verarbeitet, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den du im Dashboard mit einem Klick abschließt.

Stand: 11.11.2026

Wo deine Daten liegen

Hosting und Dateispeicher: Vercel Inc., Rechenzentrum Frankfurt am Main (Region fra1).
Datenbank: Neon Inc., Rechenzentrum Frankfurt am Main.
E-Mail-Versand: easyname GmbH, Österreich.

Das sind die Unterauftragsverarbeiter aus § 6 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Für Vercel und Neon (Sitz USA) gelten Standardvertragsklauseln. Neue Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an. Bezahlte Pakete rechnet Stripe ab, als eigener Verantwortlicher für die Zahlung; vollständige Kartendaten erhalten wir nicht. Alles Weitere, auch zu Cookies, steht in der Datenschutzerklärung.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS) und verschlüsselte Datenbankverbindung.
Mandantentrennung: Jeder Datensatz trägt den Hersteller. Zugriffsregeln verhindern den Zugriff auf andere Hersteller, und jede Aktion im Dashboard prüft zusätzlich, ob der Datensatz zu deinem Konto gehört.
Passwörter nur als Hash. API-Schlüssel siehst du genau einmal, gespeichert wird nur ihr SHA-256-Hash. Zugangstoken für KI-Assistenten (OAuth 2.1 mit PKCE) liegen ebenfalls nur als Hash vor.
Persönliche Zustelllinks und Upload-Links für Lieferanten tragen zufällige, nicht erratbare Kennungen. Abnehmer melden sich mit einem Klick ab.
Unterlagen, die Lieferanten dir hochladen, sind nicht öffentlich: Nur dein Konto liest sie, gespeichert werden sie unter zufälligen Dateinamen.
Registrierung, Passwort-Reset, die API (120 Anfragen pro Minute und Schlüssel) und der Zugang für KI-Assistenten sind in der Zahl der Aufrufe begrenzt.
Die Agentur (EA Digital Solutions e.U.) greift nur für Support und Betrieb auf Konten zu.

Deine Dokumente bleiben unverändert

Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht, die alte geht ins Versionsarchiv. Beim Hochladen berechnen wir von jeder Datei eine SHA-256-Prüfsumme. Damit prüft jeder unter Echtheit prüfen, ob ein Datenblatt unverändert veröffentlicht wurde und noch aktuell ist; die Datei verlässt dabei den Browser nicht.

Sicherung

Die Datenbank sichert der Datenbankbetreiber regelmäßig (§ 5 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung).

Deine Daten mitnehmen und löschen

In jedem Paket lädst du unter „Prüfmappe“ im Dashboard alles als ZIP herunter: Produkte, Dokumente mit allen Fassungen, Abnehmer und Zustellnachweise. Nach Ende des Vertrags löschen wir die Daten auf deinen Wunsch, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht (§ 8 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung).

Betriebsstatus

Die Adresse /api/health antwortet mit einem kurzen JSON, solange die Anwendung läuft. Du kannst sie in dein eigenes Monitoring aufnehmen. Eine zugesicherte Verfügbarkeit geben wir nicht an (Nutzungsbedingungen § 6).

Sicherheitslücke oder Datenschutzvorfall melden

Schreib an office@proofpass.eu mit dem Betreff „Sicherheit“ und beschreib, was du gefunden hast. Betrifft ein Vorfall die Daten deiner Abnehmer, melden wir ihn dir ohne unangemessene Verzögerung, möglichst binnen 48 Stunden nach Kenntnis (§ 7 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung).