¿Cuándo es obligatoria la actualización de la ficha de datos de seguridad y a quién se envía?
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Respuesta breve
La actualización de la ficha de datos de seguridad es obligatoria sin demora en tres casos: nueva información sobre peligros o que afecte a la gestión de riesgos, concesión o denegación de una autorización e imposición de una restricción (art. 31, apartado 9, del REACH). La nueva versión fechada va gratis a todos los destinatarios de los últimos doce meses.
art. 31, apartado 9, del REACH
Los tres casos del art. 31, apartado 9
El precepto no fija un ciclo «cada tres años». La obligación nace de un hecho:
- tan pronto como se disponga de nueva información que pueda afectar a las medidas de gestión de riesgos, o de nueva información sobre peligros;
- cuando se haya concedido o denegado una autorización;
- cuando se imponga una restricción.
A quién va la nueva versión
A todos los destinatarios a los que el proveedor suministró la sustancia o mezcla en los doce meses anteriores. La información va fechada y marcada como «Revisión: (fecha)» y se proporciona gratuitamente en papel o por vía electrónica.
Los cambios respecto a la ficha anterior se señalan, normalmente en la sección 16 (anexo II, punto 0.2.5). Las versiones anteriores quedan en el archivo, porque el art. 36 del REACH exige conservar la información al menos diez años.
Un ejemplo de la práctica
El proveedor de una materia prima cambia la clasificación de un componente. El fabricante de pintura debe actualizar sin demora la ficha de la pintura y enviarla a cada cliente que la compró en los últimos doce meses, también al que lleva medio año sin pedir. Sin una lista de suministros con fechas, hay que reconstruirlo a partir de las facturas.
Qué hacer
- Designar a una persona que siga los cambios de clasificación y de restricciones.
- Llevar por producto la lista de destinatarios con la fecha del último suministro.
- Preparar la nueva versión con la marca «Revisión» y la indicación de los cambios.
- Enviarla a todos los destinatarios de los últimos doce meses y conservar la prueba.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que actualizar la ficha de datos de seguridad?
El REACH no fija un ciclo. La ficha no caduca por el paso del tiempo; la actualización la desencadenan los hechos del art. 31, apartado 9. Una revisión periódica es, con todo, una práctica sensata.
¿Hay que enviar la actualización a todos los clientes antiguos?
No a todos. La obligación se refiere a los destinatarios a los que se suministró el producto en los doce meses anteriores.
¿Basta con publicar la nueva versión en la web?
Según una interpretación extendida, no. El precepto habla de proporcionarla a los destinatarios; por eso es más prudente enviarla por correo electrónico o con un enlace personal.
Con ProofPass
ProofPass envía la nueva versión a los destinatarios del producto y muestra quién la abrió. La versión anterior pasa al archivo con su fecha.
Las condiciones generales y los textos legales están en alemán y prevalece la versión alemana. El registro, el panel, los correos, el widget, las páginas del fabricante y el pasaporte del producto están en español.
Fuentes
Actualizado el 11 de noviembre de 2026. Prevalece el texto vigente de las normas. Esta página no constituye asesoramiento jurídico; las fuentes figuran más arriba.