¿Cuánto dura el archivo de fichas de datos de seguridad y desde cuándo cuenta?
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Respuesta breve
El archivo de fichas de datos de seguridad dura al menos diez años, contados desde la última fecha de fabricación, importación, suministro o uso de la sustancia o mezcla (art. 36 del REACH). El plazo no empieza al emitir la ficha, sino cuando el producto deja de suministrarse. Se conservan también las versiones sustituidas.
art. 36, apartado 1, del REACH; art. 49 del CLP
Qué hay que conservar
El art. 36 exige recopilar y tener disponible toda la información necesaria para cumplir las obligaciones del REACH. Incluye las fichas de datos de seguridad en todas las versiones que realmente se entregaron a los destinatarios. Solo así puede mostrarse después qué información tenía el cliente en cada momento.
El art. 49 del CLP exige además conservar la información usada para clasificar y etiquetar durante al menos diez años después del último suministro, junto con la información exigida por el art. 36 del REACH.
Un ejemplo de cálculo
Un adhesivo de montaje se suministra hasta marzo de 2027 y después sale de la gama. Su ficha tuvo versiones de 2019, 2022 y 2025. Las tres se conservan al menos hasta marzo de 2037, es decir, 18 años después de la primera versión.
Cómo organizarlo
- No sobrescribir nada: la versión nueva es un archivo nuevo y la anterior pasa al archivo.
- Registrar el periodo de vigencia: desde cuándo y hasta cuándo fue vigente cada versión.
- Anotar en el producto la fecha de retirada: desde ella corren los diez años.
- Llevar el archivo con independencia de la web: un rediseño no puede borrar ninguna versión.
Preguntas frecuentes
¿Afecta el archivo también a los distribuidores?
Sí. El art. 36 del REACH cita a cada fabricante, importador, usuario intermedio y distribuidor, y por tanto también a las empresas que transmiten las fichas de sus proveedores.
¿Basta con conservar la versión vigente?
No. Precisamente las versiones sustituidas muestran qué recibieron antes los clientes. Conviene archivarlas con su periodo de vigencia.
¿En qué formato hay que conservar las fichas?
El REACH no fija un formato. El electrónico basta si los documentos quedan sin modificar y legibles, y pueden presentarse o ponerse a disposición inmediatamente cuando lo pida la autoridad competente.
Con ProofPass
En ProofPass no se sobrescribe nada. Una versión nueva solo sustituye a la anterior como vigente, y la anterior queda en el archivo del producto con su periodo de vigencia. La fecha de retirada del producto marca el inicio de los diez años.
Las condiciones generales y los textos legales están en alemán y prevalece la versión alemana. El registro, el panel, los correos, el widget, las páginas del fabricante y el pasaporte del producto están en español.
Fuentes
Actualizado el 11 de noviembre de 2026. Prevalece el texto vigente de las normas. Esta página no constituye asesoramiento jurídico; las fuentes figuran más arriba.