¿Cómo entregar la ficha de datos de seguridad: por correo, con enlace o en la web?
Actualizado el · basado en fuentes primarias · no constituye asesoramiento jurídico · Leer en alemán
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Respuesta breve
Un archivo en la web no suele bastar. El art. 31, apartado 8, del REACH exige facilitar la ficha al destinatario gratis, en papel o por vía electrónica, a más tardar cuando se suministre por primera vez. Cómo entregar la ficha de datos de seguridad, según una interpretación extendida: de forma activa, como adjunto o con un enlace personal.
art. 31, apartados 1, 5, 8 y 9, del REACH
Qué exige el art. 31 del REACH
Quien suministra una sustancia o mezcla peligrosa facilita a su destinatario una ficha de datos de seguridad (art. 31, apartado 1). Proveedor es todo fabricante, importador, usuario intermedio o distribuidor que la comercializa.
La ficha es gratuita. Puede entregarse en papel o por vía electrónica, a más tardar en la fecha en que la sustancia o mezcla se suministre por primera vez (apartado 8). La lengua resulta del apartado 5: un idioma oficial del Estado miembro donde se comercializa, salvo que este disponga otra cosa.
Por qué una sección de descargas no suele bastar
El reglamento habla de facilitar la ficha al destinatario. Según una interpretación extendida, eso significa que el destinatario la recibe sin tener que buscarla. Un PDF en la web es un buen complemento, pero no sustituye a la entrega.
En la práctica se considera entrega:
- un correo al destinatario con la ficha como adjunto
- un correo con un enlace personal que lleva directamente al documento vigente
- una copia impresa que acompaña al suministro
- un mensaje con enlace directo, si el acceso no exige registro ni inicio de sesión y el proveedor avisa activamente de las nuevas versiones (orientaciones de la ECHA, capítulo 2.13)
La prueba: quién recibió qué versión y cuándo
El REACH no exige una prueba determinada. Pero en una inspección o tras un accidente en un cliente surgirá la pregunta de si la ficha se entregó y cuándo. Por eso conviene llevar un registro por destinatario: qué documento, qué versión, cuándo se envió y cuándo se abrió.
El registro ayuda también con el art. 31, apartado 9. La versión actualizada va a todos los destinatarios a los que se suministró el producto en los 12 meses precedentes. Sin una lista de destinatarios es difícil hacerlo sin olvidos.
Errores frecuentes
- La ficha solo está en la web y el cliente no llega a saberlo.
- El enlace lleva a una subpágina que desaparece tras rediseñar la web.
- Los clientes reciben una versión antigua porque en la tienda sigue colgado el PDF anterior.
- El distribuidor no transmite la ficha del fabricante, aunque la obligación alcanza a cada eslabón de la cadena.
Preguntas frecuentes
¿Se puede enviar la ficha de datos de seguridad por correo electrónico?
Sí. El art. 31, apartado 8, del REACH admite la vía electrónica. El destinatario debe recibir la ficha de verdad, gratis y a más tardar en el primer suministro.
¿Hay que entregar la ficha también al distribuidor?
Sí. Destinatario es el usuario intermedio o el distribuidor al que se suministra el producto, también el distribuidor que la transmite a sus clientes. La excepción es la población en general cuando el producto lleva información suficiente (art. 31, apartado 4).
¿Hay que enviar la ficha con cada suministro?
No. Basta con entregarla a más tardar en el primer suministro. Después, cada nueva versión va a todos los destinatarios de los últimos 12 meses.
¿Basta con un código QR en la etiqueta?
El código QR ayuda a los usuarios in situ. Según una interpretación extendida no sustituye a la entrega de la ficha al destinatario, porque el cliente tiene que ir a buscarla.
Con ProofPass
En ProofPass se lleva una lista de destinatarios. Cada nueva versión llega por correo con un enlace personal a los destinatarios del producto. Envío, apertura y descarga quedan registrados con fecha y hora en la prueba de entrega, exportable en CSV.
Las condiciones generales y los textos legales están en alemán y prevalece la versión alemana. El registro, el panel, los correos, el widget, las páginas del fabricante y el pasaporte del producto están en español.
Fuentes
Actualizado el 11 de noviembre de 2026. Prevalece el texto vigente de las normas. Esta página no constituye asesoramiento jurídico; las fuentes figuran más arriba.