Jak dostarczyć kartę charakterystyki: e-mail, link czy plik na stronie?
Stan na · oparte na źródłach pierwotnych · nie stanowi porady prawnej · Czytaj po niemiecku
Dostępne także w: DE · EN · IT · NL · ES · FR · PT · TR
Tę wersję językową przygotowano przy użyciu AI i automatycznie porównano ze źródłami. Nie czytał jej żaden człowiek: ani rodzimy użytkownik języka, ani prawnik. Znaleźli Państwo błąd? Prosimy o wiadomość na adres office@proofpass.eu.
Krótka odpowiedź
Sam plik na stronie zazwyczaj nie wystarcza. Art. 31 ust. 8 REACH wymaga, aby dostawca przekazał kartę odbiorcy nieodpłatnie, w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu pierwszej dostawy. Jak dostarczyć kartę charakterystyki w praktyce? Według rozpowszechnionej wykładni aktywnie: jako załącznik do wiadomości e-mail albo osobisty link. Zakładka z plikami, którą klient sam przeszukuje, to za mało.
art. 31 ust. 1, 5, 8 i 9 REACH
Czego wymaga art. 31 REACH
Kto dostarcza substancję lub mieszaninę stwarzającą zagrożenie, dostarcza odbiorcy kartę charakterystyki (art. 31 ust. 1). Dostawcą jest każdy, kto wprowadza produkt do obrotu: producent, importer, dalszy użytkownik i dystrybutor.
Karta jest nieodpłatna. Można ją przekazać w formie papierowej lub elektronicznej, nie później niż w dniu pierwszej dostawy (ust. 8). Język wynika z ust. 5: język urzędowy państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu. W Polsce jest to język polski.
Dlaczego sama zakładka z plikami zwykle nie wystarcza
Rozporządzenie mówi o dostarczeniu karty odbiorcy. Według rozpowszechnionej wykładni oznacza to, że odbiorca otrzymuje ją bez szukania. Plik PDF na stronie internetowej jest dobrym uzupełnieniem, ale dostarczenia nie zastępuje.
W praktyce za dostarczenie uznaje się:
- wiadomość e-mail do odbiorcy z kartą jako załącznikiem
- wiadomość e-mail z osobistym linkiem prowadzącym prosto do aktualnego dokumentu
- wydruk dołączony do dostawy
- wiadomość z bezpośrednim linkiem, jeżeli dostęp nie wymaga logowania ani rejestracji, a o nowych wersjach dostawca informuje aktywnie (wytyczne ECHA, rozdział 2.13)
Dowód: kto, kiedy i którą wersję otrzymał
REACH nie przewiduje określonego dowodu. Przy kontroli albo po wypadku u klienta pojawi się jednak pytanie, czy i kiedy karta została przekazana. Dlatego warto prowadzić rejestr dla każdego odbiorcy: jaki dokument, która wersja, kiedy wysłano, kiedy otwarto.
Rejestr pomaga też przy art. 31 ust. 9. Zaktualizowana wersja trafia do wszystkich odbiorców, którym dostarczono produkt w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Bez listy odbiorców trudno to zrobić bez pominięć.
Typowe błędy
- Karta leży tylko na stronie internetowej, a klient się o niej nie dowiaduje.
- Link prowadzi do podstrony, której po przebudowie serwisu już nie ma.
- Klienci dostają nieaktualną wersję, bo w sklepie nadal wisi stary plik PDF.
- Dystrybutor nie przekazuje dalej karty producenta. Obowiązek dotyczy jednak każdego ogniwa łańcucha dostaw.
Najczęstsze pytania
Czy kartę charakterystyki można wysłać e-mailem?
Tak. Art. 31 ust. 8 REACH dopuszcza formę elektroniczną. Odbiorca musi kartę rzeczywiście otrzymać, nieodpłatnie i najpóźniej w dniu pierwszej dostawy.
Czy kartę trzeba przekazać także dystrybutorowi?
Tak. Odbiorcą jest każdy, komu dostarcza się produkt, również dystrybutor, który przekazuje kartę swoim klientom. Wyjątek dotyczy ogółu społeczeństwa, jeżeli produktowi towarzyszy dostateczna informacja (art. 31 ust. 4).
Czy kartę trzeba wysyłać przy każdej dostawie?
Nie. Wystarczy dostarczenie najpóźniej w dniu pierwszej dostawy. Później każda nowa wersja trafia do wszystkich odbiorców z ostatnich 12 miesięcy.
Czy wystarczy kod QR na etykiecie?
Kod QR pomaga użytkownikom na miejscu. Według rozpowszechnionej wykładni nie zastępuje dostarczenia karty odbiorcy, ponieważ klient musi sam po nią sięgnąć.
Z ProofPass
W ProofPass prowadzi się listę odbiorców. Każda nowa wersja trafia e-mailem z osobistym linkiem do odbiorców produktu. Wysłanie, otwarcie i pobranie są zapisane z datą i godziną w dowodzie dostarczenia, który można wyeksportować do CSV.
Regulamin i informacje prawne są po niemiecku i wersja niemiecka jest wiążąca. Rejestracja, panel, e-maile, widget i strony producenta działają po polsku.
Źródła
Stan na 10 listopada 2026. Rozstrzygający jest obowiązujący tekst przepisów. Strona nie stanowi porady prawnej; źródła podano powyżej.