Veiligheidsinformatieblad verstrekken: e-mail, link of bestand op de website?

Wat artikel 31 REACH vraagt

Wie een gevaarlijke stof of een gevaarlijk mengsel levert, verstrekt de afnemer een veiligheidsinformatieblad (artikel 31, lid 1). Leverancier is iedereen die het product in de toeleveringsketen levert: fabrikant, importeur, downstreamgebruiker en distributeur.

Het blad is gratis, op papier of elektronisch, uiterlijk op de datum van de eerste levering (lid 8). De taal volgt uit lid 5: een officiële taal van de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht, tenzij die lidstaat anders bepaalt.

Waarom een downloadpagina meestal niet volstaat

De verordening spreekt van verstrekken aan de afnemer. Volgens een gangbare uitleg betekent dat: de afnemer krijgt het blad zonder te zoeken. Een pdf op de website is een goede aanvulling, maar vervangt de verstrekking niet.

In de praktijk gelden als verstrekking:

• een e-mail aan de afnemer met het blad als bijlage
• een e-mail met een persoonlijke link die direct naar het actuele document leidt
• een afdruk bij de levering
• een bericht met een directe link, als er geen inlog of registratie nodig is en de leverancier actief over nieuwe versies informeert (richtsnoeren van ECHA, hoofdstuk 2.13)

Bewijs: wie welke versie wanneer kreeg

REACH schrijft geen bepaald bewijs voor. Bij een controle of na een ongeval bij een klant komt wel de vraag of en wanneer het blad is verstrekt. Houd daarom per afnemer bij: welk document, welke versie, wanneer verzonden, wanneer geopend.

Dat overzicht helpt ook bij artikel 31, lid 9: de herziening gaat naar alle afnemers van de voorafgaande twaalf maanden. Zonder ontvangerslijst lukt dat moeilijk zonder iemand te vergeten.

Veelgemaakte fouten

• Het blad staat alleen op de website en de klant weet het niet.
• De link leidt naar een subpagina die na een nieuwe website niet meer bestaat.
• Klanten krijgen een oude versie, omdat in de webshop nog een oude pdf staat.
• De distributeur geeft het blad van de fabrikant niet door, terwijl de plicht voor elke schakel geldt.

Veelgestelde vragen